İşe Alım ve İdari Usuller Politika Belgesi

Fide Araştırma, İzleme ve Raporlama Derneği (FAIR), insan haklarının korunması, geliştirilmesi ve ihlallerin etkin biçimde izlenmesi amacıyla faaliyet gösteren bağımsız bir sivil toplum kuruluşudur. FAIR; hukukçular, araştırmacılar, akademisyenler, iletişim uzmanları ve farklı disiplinlerden gelen profesyonellerden oluşan bir uzman ağıyla, insan hakları alanında izleme, belgeleme, raporlama ve savunuculuk çalışmaları yürütmektedir.

FAIR, faaliyetlerini şeffaflık, hesap verebilirlik, eşitlik, katılımcılık ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda sürdürür. Kurumsal işleyişinde de bu ilkeleri esas alarak, iç yönetişim mekanizmalarını güçlendirmeyi ve etik standartları kurumsallaştırmayı hedefler. Bu politika belgesi, FAIR’in sözkonusu temel ilkeler çerçevesinde kurumsal uygulamalarını düzenlemek ve güvence altına almak amacıyla hazırlanmıştır.

Amaç

Bu Politika Belgesi’nin amacı, FAIR bünyesinde yürütülen işe alım ve idari süreçlerin şeffaf, öngörülebilir ve hesap verebilir bir çerçeveye kavuşturulmasını sağlamaktır. Bu kapsamda, istihdam ve işe alım süreçlerinde ortaya çıkabilecek kurumsal ve hukuki risklerin azaltılması, açık ve tanımlı bir iş akışı oluşturulması ve insan kaynakları uygulamalarının standartlaştırılması hedeflenmektedir.

Politika belgesi ayrıca, proje temelli ve proje süreleri ile sınırlı tam ve yarı zamanlı çalışanlar ile kısa dönemli danışman ve uzmanlar dâhil olmak üzere FAIR ile profesyonel ilişki kuran tüm çalışanların hak ve yükümlülüklerinin açık biçimde belirlenmesini ve etkin şekilde uygulanmasını amaçlamaktadır. Bu çerçevede, çalışanların görev, sorumluluk, hak ve yükümlülüklerinin netleştirilmesi, iş barışını zedeleyebilecek belirsizliklerin önlenmesi, kurum içi süreçlerin keyfiyetten arındırılması ve görev dağılımlarının karşılıklı müzakere ve mutabakat temelinde belirlenmesi hedeflenmektedir.

Genel İlkeler:

1.1. Ayrımcılık Yasağı ve Eşitlik İlkesi

FAIR, ayrımcılığın her türüne karşıdır. İnsan kaynakları politikaları dâhil olmak üzere tüm kurumsal uygulamalarda din, dil, ırk, renk, etnik köken, cinsiyet, cinsiyet kimliği, cinsel yönelim, engellilik, yaş, medeni durum, toplumsal statü, siyasi görüş veya benzeri herhangi bir temele dayalı ayrımcılık kesin olarak yasaktır. İşe alım sürecinin duyuru aşamasından başlayarak değerlendirme, sözleşme ve çalışma koşullarına kadar tüm aşamalarda eşitlik ilkesinin gözetilmesi FAIR’in yükümlülüğündedir.

1.2. Liyakat ve Yetkinlik İlkesi

FAIR, görev ve pozisyonlara ilişkin yetkinlik ve sorumluluk düzeylerini işin niteliğine göre belirler. Atama ve görevlendirmelerde liyakat, mesleki yeterlilik ve etik uygunluk esas alınır. Pozisyonlara ilişkin nitelik ve beklentiler önceden tanımlanır ve değerlendirme süreçleri objektif ölçütlere dayandırılır.

1.3. Güvenli ve Sağlıklı Çalışma Ortamı

FAIR, çalışanlarının fiziksel ve psikolojik sağlıklarını ve iş güvenliğini gözeten bir çalışma ortamı sağlamakla yükümlüdür. Güvenli, saygılı ve destekleyici bir çalışma ortamı oluşturmak kurumsal sorumluluğun ayrılmaz bir parçasıdır.

1.4. Eşit Ücret ve Adil Çalışma Koşulları

FAIR, eşit işe eşit ücret ilkesini benimser. Çalışanlar arasında herhangi bir ayrımcı temele dayalı olarak ücret farklılaştırması yapılamaz. Bununla birlikte, proje olanakları ve kıdem nedeniyle kazanılmış haklar gözetilir. Proje bazlı belirli süreli iş sözleşmeleri, ilgili projenin süresinin sona ermesiyle birlikte, sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça, kendiliğinden sona erer.

1.5. Kurum İçi İletişim ve Çalışma Kültürü

FAIR’in çalışma ortamı karşılıklı güven, anlayış, nezaket ve dayanışma üzerine kuruludur. Kurum içi iletişim; şeffaf, katılımcı, eşitlikçi ve destekleyici bir çerçevede yürütülür. Çalışanların görüş ve önerilerini ifade edebilecekleri mekanizmalar teşvik edilir ve geri bildirim süreçleri kurumsal gelişimin bir parçası olarak değerlendirilir.

1.6. Hukuka Uygunluk ve Çalışan Hakları

FAIR, başta 4857 sayılı İş Kanunu olmak üzere Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı kapsamında çalışan haklarına ilişkin tüm yasal düzenlemelere uymayı taahhüt eder. Bu Politika Belgesi, yürürlükteki mevzuatla çelişecek şekilde yorumlanamaz ve çalışan aleyhine uygulanamaz.

İşe Alım ve İşten Ayrılma Süreçleri

2.1. İlkeler

FAIR’de tüm işe alımlar, kurumsal ihtiyaç analizi ve varsa proje belgelerinde tanımlanan nitelikler doğrultusunda, planlı ve belgeli bir süreç sonucunda gerçekleştirilir. İstihdam kararları kişisel takdire değil, önceden belirlenmiş iş tanımları ve nesnel ölçütlere dayanır.

Adayların, pozisyonun niteliği, görev kapsamı, sorumlulukları ve çalışma koşulları hakkında açık, doğru ve eksiksiz bilgilendirilmesi esastır.

İşe alım görüşmelerinin adil ve eşit koşullarda gerçekleşmesi için:

Önceden hazırlanmış yazılı iş tanımları,
Standartlaştırılmış değerlendirme çizelgeleri,
Üzerinde uzlaşılmış objektif seçim kriterleri

kullanılması zorunludur. Değerlendirme süreci kayıt altına alınır ve gerektiğinde denetlenebilir nitelikte yürütülür.

FAIR, işe alım süreçlerinde çıkar çatışması doğurabilecek durumların beyan edilmesini zorunlu kılar. Değerlendirme komitesinde yer alan kişiler, adaylarla kişisel veya profesyonel yakınlık ilişkisi bulunması halinde bunu beyan etmekle yükümlüdür.

2.2. Süreç

FAIR, faaliyet yürüttüğü alanın hassasiyeti ve sivil toplumun içinde bulunduğu riskli ortamı dikkate alarak, işe alım süreçlerinde hem şeffaflığı hem de kurumsal güvenliği gözetir. Süreçler, bir yandan hesap verebilir ve denetlenebilir olacak şekilde tasarlanırken, diğer yandan kurumun güvenliğini ve sürdürülebilirliğini tehlikeye atmayacak biçimde yürütülür.

FAIR, işe alım süreçlerinde iki temel ilkeyi dengeler:

Hukuka, ulusal mevzuata değil, aynı zamanda imzaladığı sözleşmelere ve birlikte çalıştığı kurumların kurallarına uyum,
Kurumsal güvenlik, gizlilik ve karşılıklı güvenin korunması.

İşe alım süreçlerini Yönetim Kurulu ya da belirleyeceği kişiler yürütür.

2.3. Çağrı

İşe alım süreci, öncelikle ilgili pozisyon için ayrıntılı bir İş Tanımı Belgesi hazırlanmasıyla başlar. Bu belge Genel Sekreter koordinasyonunda, ilgili yöneticiler ve ihtiyaç halinde Yönetim Kurulu üyelerinin katkısıyla oluşturulur.

İş tanımında en az şu unsurlar yer alır:

Görev ve sorumluluklar
Aranan nitelikler ve deneyim
Çalışma süresi ve sözleşme türü
Raporlama ilişkileri
Ücret bandı (uygulanabilir olduğu ölçüde)

Çağrı süreci aşağıdaki aşamalarda yürütülür:

Pozisyon öncelikle FAIR kurumsal çevresine ve mevcut çalışanlara duyurulur.
Bu duyuru, geçmişte proje bazlı çalışmış olmanın herhangi bir kazanılmış hak doğurmadığını açıkça belirtir.
Aynı koşullarda, belirsiz süreli sözleşmeden proje bazlı sözleşmeye geçişlerde de otomatik hak iddiası söz konusu değildir.
Kurum içinden objektif nedenlerle uygun aday bulunamaması halinde, çağrı benzer ilkelere sahip sivil toplum kuruluşlarına ve profesyonel ağlara açılır.

Gerekli görülmesi halinde ilan kamuya açık platformlarda yayımlanabilir.

Başvurularda talep edilecek belgeler, pozisyonun niteliğine göre belirlenir. Uzmanlık gerektiren pozisyonlarda ek referanslar, portfolyo, yazılı çalışma örneği veya teknik değerlendirme talep edilebilir.

2.4. Değerlendirme Süreci

Başvuruların toplanmasının ardından bir Değerlendirme Komitesi oluşturulur. Komite en az üç kişiden oluşur ve aşağıdaki kişilerden teşekkül edebilir:

Genel Sekreter
İlgili yönetici
Yönetim Kurulu üyesi
İhtiyaç halinde mevcut çalışan
İhtiyaç halinde dış uzman

Komite, önceden hazırlanmış Değerlendirme Çizelgesi çerçevesinde:

CV ve belgeleri inceler
Ön eleme yapar
Gerekli görülürse mülakat gerçekleştirir
Pozisyona uygunluk kararı verir

Karar gerekçeli olarak kayıt altına alınır ve Yönetim Kurulu bilgilendirilir.

Değerlendirme kriterleri pozisyonun niteliğine göre güncellenebilir, ancak süreç başladıktan sonra aday aleyhine değiştirilemez.

2.5. Sözleşme

Seçilen aday ile Yönetim Kurulu onayının ardından yazılı sözleşme imzalanır. Sözleşmede en az aşağıdaki hususlar düzenlenir:

Çalışma süresi
Ücret ve yan haklar
Görev tanımı
Hak ve yükümlülükler
Gizlilik ve veri koruma hükümleri
Politika belgelerine uyum yükümlülüğü

Belirli süreli proje sözleşmeleri, proje süresinin sona ermesiyle birlikte kendiliğinden sona erer.

2.6. İşe Başlama

Tüm çalışanlar Genel Sekretere bağlı olarak görev yapar.

Her çalışan için bir özlük dosyası oluşturulur ve kişisel veriler ilgili mevzuata uygun şekilde saklanır.

Yeni işe başlayan çalışanlar için kapsamlı bir oryantasyon programı uygulanır. Bu programda:

FAIR’in vizyonu, misyonu ve değerleri
Kurumsal politika belgeleri
Çalışma usulleri
Etik kurallar

ayrıntılı şekilde aktarılır.

İlk haftaları kapsayan bir işe başlama planı hazırlanır. Bu süreçte tespit edilen eksiklikler çalışanla şeffaf biçimde paylaşılır ve gerekli destek sağlanır.

FAIR ile iş ilişkisi kuran her çalışan, fiilen çalışmaya başladığı andan itibaren FAIR’in yürürlükteki politika belgelerine ve davranış kurallarına uyacağını kabul ve taahhüt etmiş sayılır.

2.7. İşten Ayrılma

FAIR ile çalışan arasındaki iş ilişkisinin sona ermesi, yürürlükteki iş mevzuatına ve imzalanan sözleşme hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilir.

Taraflardan herhangi biri tarafından yapılacak fesihlerde, 4857 sayılı İş Kanunu’nda öngörülen ihbar sürelerine uyulması esastır. Haklı nedenle derhal fesih halleri saklıdır.

İşten ayrılma durumunda, kurumsal öğrenmeyi güçlendirmek amacıyla bir “çıkış görüşmesi” yapılır. Bu görüşme Genel Sekreter tarafından, gerekli hallerde Yönetim Kurulu’ndan bir üyenin katılımıyla gerçekleştirilir. Görüşme; çalışanın deneyimini, önerilerini ve varsa hak ihlali iddialarını kayıt altına almak amacı taşır.

FAIR, aşağıdaki hallerde İş Kanunu’nun haklı nedenle fesih hükümlerine dayanarak iş akdini derhal sona erdirme hakkını saklı tutar:

FAIR politika belgelerinin ağır ihlali
Etik kurallara aykırı davranışlar
Güven ilişkisini zedeleyen eylemler
Kurumsal güvenliği riske atan davranışlar

2.8. İşten Çıkarma Usulü

FAIR’de proje bazlı istihdam esastır. Çalışanın iş akdi, işe alındığı projenin süresi ile sınırlıdır (uzatmalar dahil). Proje süresinin sona ermesiyle birlikte belirli süreli iş sözleşmesi kendiliğinden sona erer.

Proje süresi devam ederken iş akdinin feshi FAIR açısından her zaman son çaredir. Ancak aşağıdaki durumlarda fesih gündeme gelebilir:

a) Proje veya Fon Kaynaklı Nedenler

Fon sağlayıcının projeyi sonlandırması
İdari veya mali denetim sonucunda projenin durdurulması
Mücbir sebepler nedeniyle projenin sürdürülemez hale gelmesi

b) Sözleşmesel veya Yasal Nedenler

İş Kanunu kapsamında geçerli veya haklı nedenle fesih halleri
Proje süresinin tamamlanması

c) Performans ve Görev İhlalleri

İş tanımında belirtilen görevlerin sürekli ve belgeli şekilde yerine getirilmemesi
İş planına ve iş akışına uymama

d) İlke ve Politika İhlalleri

FAIR’in etik ilkelerine aykırı davranışlar
Kurum içi çalışma barışını bozucu eylemler
Ayrımcılık, taciz, suistimal veya yolsuzluk iddialarının doğrulanması

İşten Çıkarma Süreci

Temel İlkeler

İşten çıkarma süreçlerinde FAIR:

Adil yargılanma ve savunma hakkını gözetir
Ayrımcılık yapmaz
Orantılılık ilkesini uygular
Süreci kayıt altına alır
Gizlilik ve kişisel veri koruma kurallarına uyar

Proje Süresinin Sona Ermesi

Çalışanın iş süresi, işe alındığı projenin süresi ile sınırlıdır. Projenin:

Süresinin dolması
Fon kesintisi nedeniyle erken sonlanması
Mücbir sebeplerle uygulanamaz hale gelmesi

durumlarında sözleşme sona erer.

Proje Devam Ederken Fesih Süreci

Proje devam ederken iş akdinin sona erdirilmesini gerektiren durumlarda süreç aşağıdaki aşamalarda yürütülür:

Aşama 1: Uyarı ve Onarıcı Yaklaşım

Tüm çalışanlar Genel Sekretere bağlıdır. İş tanımı, iş planı ve iş akışına aykırı davranış gözlemlendiğinde:

Çalışan öncelikle sözlü olarak bilgilendirilir.
Eğitici ve onarıcı bir yöntem izlenir.
Gerekirse yazılı uyarı yapılır ve kayıt altına alınarak özlük dosyasına konur.

Amaç cezalandırma değil, davranışın düzeltilmesidir.

Aşama 2: Komisyon İncelemesi

Sorunun devam etmesi halinde:

Yönetim Kurulu bilgilendirilir.
Genel Sekreter başkanlığında en az üç kişiden oluşan bir değerlendirme komisyonu kurulur.

Komisyon:

Çalışanın savunmasını alır,
Tüm tarafların beyanlarını dinler,
Gerekli belgeleri inceler,
Toplumsal cinsiyet hassasiyetini ve kişisel durumları dikkate alır,
Makul süre içinde (en fazla 1 ay) rapor hazırlar.

Rapor, iş ilişkisinin devamı veya sona erdirilmesine ilişkin gerekçeli öneri içerir.

Aşama 3: Karar

Komisyon raporu Yönetim Kurulu’na sunulur.

Onarıcı çözüm mümkün görülürse eğitim ve izleme süreci başlatılır (en fazla 1 ay).
Fesih gerektiği kanaatine varılırsa, İş Kanunu’nda öngörülen süreler ve usuller dikkate alınarak karar verilir.

Haklı nedenle derhal fesih halleri saklıdır.

Maaş ve Ücret Güncellemeleri

3.1. Ücretin Belirlenmesi

FAIR’de maaşlar, çalışanın işe alındığı projede öngörülen bütçe çerçevesinde ve eşit işe eşit ücret ilkesi doğrultusunda belirlenir.

Ücret; pozisyonun niteliği, sorumluluk düzeyi, deneyim gerekliliği ve proje bütçesi dikkate alınarak belirlenir ve işe alım mülakatı aşamasında aday ile karşılıklı mutabakatla netleştirilir.

Ücret politikası:

Ayrımcılığa izin vermez,
Aynı pozisyondaki çalışanlar arasında objektif gerekçeye dayanmayan farklılaştırmaya gidilmez,
Proje bazlı ücret farklılıklarını şeffaf kriterlere bağlar.

Ücretler brüt tutar üzerinden sözleşmede açıkça belirtilir.

3.2. Yasal Yükümlülükler ve Ödeme Takvimi

FAIR, tüm çalışanları için:

Sosyal güvenlik primlerini,
Vergi yükümlülüklerini,
Yasal kesintileri

eksiksiz ve zamanında yerine getirir.

Çalışan maaşları her ayın son üç iş günü içinde ödenir. Ödemeler banka aracılığıyla yapılır ve kayıt altına alınır.

3.3. Zam ve Ücret Güncelleme Mekanizması

FAIR’de iki tür ücret artışı uygulanır:

A) Dönemlik Zam (6 Aylık)

Dönemlik zam, tüm pozisyon kategorilerine eşit oransal artış şeklinde uygulanan düzenli ücret güncellemesidir.

Ocak ve Temmuz aylarında değerlendirilir.
Bütçe imkânları çerçevesinde belirlenir.
Enflasyon oranları, hayat pahalılığı ve döviz kuru değişimleri dikkate alınır.
Genel Sekreter ve mali sorumlu tarafından hazırlanan öneri Yönetim Kurulu onayına sunulur.

Onaylanan oran, ilgili dönemde tüm uygun pozisyonlara eşit şekilde uygulanır.

B) Ekonomik Koşullara Bağlı Güncellemeler

Ekonomik göstergelerde olağanüstü dalgalanmalar olması halinde, dönemlik zam dışında ek ücret güncellemesi yapılabilir.

Bu güncellemeler:

İstisnai niteliktedir,
Kurumsal sürdürülebilirlik gözetilerek uygulanır,
Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe girer.

Yılın herhangi bir döneminde, ihtiyaç ve bütçe imkânları doğrultusunda karara bağlanabilir.

3.4. Temel İlkeler

Ücret politikası uygulanırken FAIR:

Kurumsal sürdürülebilirliği gözetir,
Çalışanların insana yakışır yaşam koşullarını dikkate alır,
Mali şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerine bağlı kalır,
Donör sözleşmeleri ile çelişmeyecek şekilde hareket eder.

Genel Çalışma Kuralları ve İlkeleri

4.1. Çalışma Süreleri

FAIR’de normal çalışma süresi haftada 35 saattir. Mesai saatleri genel olarak hafta içi 10.00-17.00 arasıdır. Genel Sekreter’in onayı ve çalışanın görüşü doğrultusunda, haftalık 35 saati aşmayacak şekilde hafta sonu mesaileri planlanabilir. Mesai ve izinler Genel Sekreter tarafından takip edilir.

4.2. Ofis Dışında Çalışma

FAIR, uzaktan çalışma imkânını benimser; ihtiyaç duyulduğunda ofiste çalışma uygulanır. Haftada en az 2 gün çalışanların ofise gelmesi Genel Sekreter tarafından belirlenir.

4.3. İzinler

İzinler, yürürlükteki iş ve sosyal güvenlik mevzuatı çerçevesinde uygulanır. Yönetim Kurulu kararı ile izin süreleri artırılabilir veya kapsamı genişletilebilir. İzne çıkmak isteyen çalışan, izin formunu doldurarak Genel Sekreter onayına sunar. Kullanılan izinler ve formlar çalışanın özlük dosyasında saklanır. Genel Sekreter onayı ile mazeret izni verilebilir ve yıllık izinden düşülmez.

Genel Resmi İşlemler

FAIR, yürürlükteki dernekler ve iş mevzuatına uygun olarak hareket eder. Tüm çalışanlar, düzenledikleri etkinlikler ile ilgili: zaman, yer, içerik, yapılan harcamalar ve bütçe bilgilerini ilgili proje koordinatörüne ve Genel Sekreter’e e-posta ile iletmekle yükümlüdür.

5.1. Ofis İçi İletişim ve Ofis Toplantıları

Çalışanlar, stajyerler ve gönüllüler arasında iletişimi desteklemek amacıyla kurumsal e-posta ve güvenli mesajlaşma grupları (Signal, WhatsApp vb.) kullanılır. Mail ve diğer gruplar yalnızca kurumsal amaçlar için ve mesai saatleri içinde kullanılabilir.

Haftalık iş akışı toplantıları, Genel Sekreter başkanlığında düzenlenir. Toplantılarda, önceki haftanın çalışmaları, proje ilerlemeleri, iş yoğunluğu ve kaynak dağılımı değerlendirilir; eksiklikler ve öncelikler paylaşılır.

Gönüllü ve Stajyer Alımı

FAIR, gönüllü ve stajyer başvurularını ofis kapasitesi ve proje ihtiyaçları doğrultusunda değerlendirir. Başvuruculara mutlaka geri bildirim verilir.

Çalışanların Finansal Sorumlulukları

Çalışanlar, Hizmet ve Mal Alımı Usulleri politika belgesine uygun olarak hareket etmekle yükümlüdür. Bu kapsamda:

eklif toplama, talep formu doldurma ve belgelerin yetkili kişilere ulaştırılması, ödemelerin yapılmasının sağlanması, proje koordinatörleri ve ilgili çalışanların sorumluluğundadır.
Onaylanmış belgeler ve faturalar, ön muhasebe birimine ve Genel Sayman’a teslim edilir; ödemeler kayıt altına alınır.
Proje koordinatörleri, bütçe ve proje uygulamasının planlanan süre ve bütçe çerçevesinde yürütülmesinden sorumludur.
Ön muhasebe birimi ve Genel Sayman, bütçeye ilişkin tüm harcamaları periyodik olarak proje koordinatörüne, fon sağlayıcılara ve gerekli durumlarda Yönetim Kurulu’na raporlamakla yükümlüdür.
Diğer çalışanlar, kendi sorumluluk alanları ile ilgili bütçeyi takip etmek, harcamaları bu çerçevede yapmak ve bütçe aşımlarına karşı dikkatli olmakla yükümlüdür.

EK:

Aday Değerlendirme Çizelgesi

Çalışan Pozisyonu

Değerlendirme Komitesi:

Üye 1	Üye 2	Üye 3
XXX	XXX	XXX

	Aday 1			Aday 2			Aday 3
	Üye 1	Üye 2	Üye 3	Üye 1	Üye 2	Üye 3	Üye 1	Üye 2	Üye 3
Eğitim
İş Deneyimi
Araştırma & İzleme
Seyahat
İnsan Hakları Deneyimi
Sivil Toplum Deneyimi
Dil Becerileri
Bilgisayar Kullanımı
İnsan İlişkileri
Toplam

Çok Yetersiz	Yetersiz	Ortalama	Yeterli	Çok Yeterli
1	2	3	4	5

Bu değerlendirme tablosu bir şablon olup pozisyonun gerektirdiği nitelikler ve ihtiyaçlara göre güncellenebilir, değerlendirme kriterleri eklenebilir ya da çıkarılabilir.