Hizmet ve Mal Alımı Usulleri Politika Belgesi

Fide Araştırma, İzleme ve Raporlama Derneği (FAIR), insan haklarının korunması, geliştirilmesi ve ihlallerin etkin biçimde izlenmesi amacıyla faaliyet gösteren bağımsız bir sivil toplum kuruluşudur. FAIR; hukukçular, araştırmacılar, akademisyenler, iletişim uzmanları ve farklı disiplinlerden gelen profesyonellerden oluşan bir uzman ağıyla, insan hakları alanında izleme, belgeleme, raporlama ve savunuculuk çalışmaları yürütmektedir.

FAIR, faaliyetlerini şeffaflık, hesap verebilirlik, eşitlik, katılımcılık ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda sürdürür. Kurumsal işleyişinde de bu ilkeleri esas alarak, iç yönetişim mekanizmalarını güçlendirmeyi ve etik standartları kurumsallaştırmayı hedefler. Bu politika belgesi, FAIR’in sözkonusu temel ilkeler çerçevesinde kurumsal uygulamalarını düzenlemek ve güvence altına almak amacıyla hazırlanmıştır.

Amaç ve Kapsam

Bu politika belgesinin amacı, FAIR’in proje ve kurumsal faaliyetleri kapsamında yapılacak tüm mal ve hizmet alımlarında:

• Şeffaflık,
• Hesap verebilirlik,
• Eşitlik ve adil rekabet,
• Hukuka ve bağlayıcı sözleşmelere uygunluk,

esaslarının uygulanmasını sağlamaktır.

Politika, tüm Yönetim Kurulu üyeleri, tam ve yarı zamanlı çalışanlar, proje koordinatörleri, danışmanlar ve gönüllüler tarafından yürütülen satın alma süreçlerini kapsar.

1. Temel İlkeler

Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik: Tüm alımlar kayıt altına alınır ve gerektiğinde denetime hazır tutulur.

Adil Rekabet: Hizmet ve mal tedarikçileri objektif kriterlere göre seçilir; hiçbir ayrıcalık veya çıkar çatışması gözetilmez.

Hukuka Uygunluk: Alımlar, Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı ve proje sözleşmeleriyle uyumlu olarak yapılır.

Ekonomik Verimlilik: Kaynakların etkin ve verimli kullanımı gözetilir; bütçe aşımı önlenir.

2. Hizmet Alma Kuralları

FAIR, Genel Merkez bünyesinde yürüttüğü çalışmaları kapsamında alacağı hizmetlerle ilgili olarak 3 aşamalı bir süreç işletir:

• Çağrı
• Değerlendirme
• Sözleşme

Bu süreçlerin iki istisnası bulunmaktadır.

Yönetim Kurulu Üyelerinin Katkısı:

Geniş bir uzmanlık yelpazesine sahip yönetim kurulu üyelerinin FAIR çalışmalarına katkılarından yararlanmak amacıyla yapılacak çalışmanın niteliğine ve gerekliliklerine bağlı olarak, bu kişilerden katkı talep edebilir. Dolayısıyla uzmanlık ve deneyimlerine bağlı olarak belli konularda Yönetim Kurulu üyelerinin uzmanlıklarına başvurulabilmekte ve kendilerinden hizmet satın alınabilmektedir. Bu durumda herhangi bir çıkar çatışmasını önlemek adına FAIR Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği 3 kişilik bir değerlendirme kurulu karar almaktadır.

Mevcut Uzman ve Danışmanların Önceliği:

FAIR yürüttüğü projelerde hizmet alınacak kişi ve kurumlara mevcut çalışmalarında yer alanlara öncelik vermektedir. Daha önce benzer süreçler işletilerek hizmet alınan uzmanlar ve danışmanlar, karşılıklı mutabakata varılması ile kanıtlanabilir uzmanlık ve deneyimlerine bağlı olarak FAIR için çalışmaya devam etmektedirler.

Bu yaklaşım, FAIR’in şeffaf, hesap verebilir ve uzmanlığa dayalı hizmet alımı ilkesini güvence altına alır.

Çağrı:

FAIR, hizmet alım süreçlerinde yapacağı çağrıyı alınacak hizmetin kapsamına ve ödenecek ücrete göre 3 kademeli bir usule bağlamıştır.

3. 3.000 [üç bin] EUR ya da TRY karşılığına kadar hizmet alımları için:

Çağrıya çıkılmadan Genel Başkan ya da Genel Sayman kararı ile doğrudan hizmet alımı gerçekleştirilebilir.

3. 3.001 [üç bin bir] EUR – 10.000 [on bin] EUR ya da TRY karşılığı arası hizmet alımları için:

Tercihen “Hizmet Alma Kuralları” bölümünde belirtilen ilkeler çerçevesinde 3 teklif alınarak aşağıda belirlenen değerlendirme usullerine göre Yönetim Kurulu tarafından karar verilir. Ancak alınacak hizmetin özel bir uzmanlık gerektirmesi gibi durumlarda çağrıya çıkmadan Genel Başkan ve/ya Genel Sekreter önerisi ve MYK kararı ile tek kaynaktan doğrudan tedarik yapılabilir.

10. 10.001 [on bin bir] EUR ya da TRY karşılığı üstü hizmet alımları için:

“Hizmet Alma Kuralları” bölümünde belirtilen ilkeler çerçevesinde en az 3 yerden teklif almak koşulu ve aşağıda belirlenen değerlendirme usullerine göre Yönetim Kurlu tarafından karar verilir.

Hizmet alım süreçleri, çağrıda kullanılacak “İş Tanımı” belgesine göre ve “Hizmet Alımı Kuralları” bölümünde belirtilen ilkeler çerçevesinde yürütülür. Duruma göre işin gerektirdiği uzmanlığın gösterilebilmesi için ek destekleyici belgeler ya da çalışmalar istenebilir.

Değerlendirme:

Çağrı sürecinde belirtilen istisnai durumlar dışında, tekliflerin toplanmasını takiben Genel Sekreter, ilgili proje koordinatörü ve gerektiğinde bir Yönetim Kurulu üyesinden oluşan 3 kişilik Değerlendirme Komitesi kurulur.

Komite, adayların başvurularını ve destekleyici belgelerini, ekte yer alan “Değerlendirme Çizelgesi” esasına göre inceler. Değerlendirme Çizelgesi, hizmetin niteliğine ve gerekliliklerine göre güncellenebilir veya uyarlanabilir.

Başvuruların ön değerlendirmesinin ardından, komite gerekli olması durumunda uygun gördüğü adaylarla mülakat gerçekleştirir ve nihai değerlendirmeyi yapar.

Komite, Hizmet Alma Kuralları bölümünde belirtilen ilkeler doğrultusunda; hizmetin niteliği, uzmanlık, kalite ve proje ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak önerisini oluşturur ve Yönetim Kurulu onayına sunar

Sözleşme:

Değerlendirme Komitesi tarafından önerilen kişi veya kurum/şirket, Yönetim Kurulu’na sunulur. Yönetim Kurulu veya yetkilendirilmiş üyeler, nihai kararı verir. Yönetim Kurulu, kararında komitenin önerisine uymak zorunda değildir; kendi değerlendirmesi doğrultusunda seçimini yapar ve kararın gerekçesini yazılı olarak kayıt altına alarak ilgili personele iletir.

Seçilen aday veya kurum/şirket ile yazılı bir sözleşme imzalanır. Sözleşmede çalışma süresi, hizmet kapsamı, ücret ve diğer ilgili şartlar açıkça belirtilir. Sözleşmenin yürürlüğe girmesi ile hizmet sağlanmaya başlanır.

3. Satın Alma Kuralları

Genel Kurallar

FAIR satın almalarda aşağıdaki usulü izler. Ayrıca, hibe fonları kapsamında gerçekleştirilecek alımlarda bu fonların belirlediği satın alma esas ve usullerine ilişkin esasları dikkate alır. Satın almaların aşağıdaki usule ve projede belirlenen esaslara göre yürütülmesinden proje koordinatörü, Genel Başkan ve Genel Sayman sorumludur.

FAIR satın alma limitlerini aşağıdaki şekilde belirlemiştir.

• 000 [üç bin] EUR ya da TRY karşılığına kadar hizmet/mal alımları “Doğrudan Temin Usulü “
• 001 [üç bin bir] EUR – 10.000 [on bin] EUR ya da TRY karşılığı arası hizmet/mal alımları “Teklif Usulü”
• 001 [on bin bir] EUR ya da TRY karşılığı üstü hizmet alımları “Rekabetçi Pazarlık Usulü” [en az üç farklı tedarikçiden teklif alınır.]
• Olması durumunda 50.000 [elli bin] EUR ya da TRY karşılığı üstü hizmet alımları “İlan Yoluyla İhale Yöntemi” [en az üç farklı tedarikçiden teklif alınır.]

Tüm satın alma usullerinde satın alım sözleşmeleri ödemelerden önce yapılır. Sözleşmeler, geriye dönük yapılamaz. Dolayısıyla sözleşme imzalanmadan önce herhangi bir para ödemesi yapılamaz, hiçbir mal ve hizmet alınamaz.

Sözleşmenin Hazırlanması ve Onaylanması

Sözleşmenin hazırlanması, uygulanması ve gözden geçirilmesinden Genel Sayman sorumludur. Hazırlanan sözleşme taslağı, ilgili proje koordinatörü ile paylaşılır ve taslak, proje koordinatörü ile Genel Sayman tarafından birlikte incelenir.

Sözleşme, firmanın niteliğine uygun önceden hazırlanmış formatta 2 nüsha halinde düzenlenir ve taraflarca her sayfası paraflanarak ve kaşelenerek imzalanır. FAIR’i temsilen imza yetkisi Genel Sayman, Genel Sekreter veya Genel Başkan tarafından atılır.

Sözleşme, firmanın yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. İmza atan kişinin yetkili olup olmadığı, ilgili belgeler talep edilerek doğrulanır.

Geçerlilik Süresi: Tüm sözleşmelerin standart geçerlilik süresi 1 yıldır. Proje bazlı sözleşmeler, projenin süresi boyunca geçerli olacak şekilde düzenlenebilir; bu durum, sözleşmede açıkça belirtilir ve satın alma süreçlerindeki yetkilendirme kararına yansıtılır.

Sözleşmenin Feshi: Firma veya hizmet sağlayıcı, aşağıdaki durumlarda sözleşmeye aykırı davranmış sayılır ve sözleşme feshedilebilir:

• Sözleşme şartlarına uymama
• İmalat yöntemleri veya personel uygulamalarında bozulmalar
• Belirlenen kalite standartlarının sağlanamaması
• Teslim tarihine uyulmaması
• Ticari ahlaka aykırı davranış

Teslim Edilen Malın/Hizmetin Kontrolü ve Fatura İşlemleri

Teslim edilen mal veya alınan hizmet, teslimat belgeleri imzalanmadan ve ödeme yapılmadan önce kalite ve uygunluk açısından kontrol edilir.

Kontrol işlemini gerçekleştirmeden malı teslim alan veya ödeme yapan kişi, eksik veya bozuk mal/hizmetten sorumludur.

Faturası olmayan harcamalar, satın alma sürecini yürüten kişiye aittir.

Internet Üzerinden Yapılan Satın Almalar

İnternet üzerinden verilen siparişler için sözleşme ve fiyat teklifi olarak web sitesinin sözleşmesinin ve ürün tanımlı fiyat listesinin çıktısı geçerlidir. Bu çıktılar tam web adresi ve yazdırılma tarihi üzerine yazılarak ve imzalanarak dosyalanır. İnternet üzerinden sunulan faturaların geçerliliği için ön muhasebe sorumlusuna ve Genel Sayman’a danışılması gereklidir

Ödeme Şekli

Ödemeler, fatura teslim alındıktan sonra banka havalesi yolu esas olmak üzere, Satın Alma Kuralları çerçevesinde yapılır.

4. İyi Satın Alma İlkeleri

FAIR’de sözleşmeler, şeffaflık, adil rekabet ve çıkar çatışmasından kaçınma ilkeleri çerçevesinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklife verilmelidir (en iyi fiyat-kalite dengesi gözetilerek). İyi bir satın alma sürecinde aşağıdaki ilkeler uygulanır:

Ayrım Gözetmeme

• Tedarikçilere, ürün ve hizmetlere milliyet, din, cinsiyet, cinsel yönelim veya benzeri özelliklerine göre ayrım yapılmaz.
• Ürün veya hizmetin kalite ve güvenlik özellikleri nedeniyle fark gözetilebilir; bu durumda objektif bir değerlendirme yapılması zorunludur.

Adil Rekabet

• Satın alma sürecinde, tüm katılımcılara eşit bilgi ve fırsat sağlanır; rekabeti zayıflatacak davranışlardan kaçınılır.
• Proje veya faaliyet hazırlığında yer alan uzman, firma veya kişi, teklif süreçlerine katılamaz; böylece haksız rekabet önlenir.

Anlaşılabilir Şartname

• Teklif sahiplerinin alıcı gereksinimlerini açıkça bilmesi sağlanır; teknik şartnameler bilinen teknik özellikler, kalite ve güvenlik standartları ve gerektiğinde sertifikasyon referansları ile hazırlanır.

Objektif Değerlendirme Kriterleri

• Tüm adaylar tarafsız, eşit ve ihtiyaçlara uygun kriterler üzerinden değerlendirilir.
• Değerlendirme kriterleri, çıkar ilişkisi yaratabilecek hüküm veya taraflı uygulamaları içermez.
• Kullanılan kriterler, tüm potansiyel isteklilerin eşit şartlarda ve tam rekabet ortamında yarışmasını temin edecek şekilde belirlenir.

Yeterli Kayıt Tutulması

• Satın alma kararlarının doğrulanabilir olması için, tüm belgeler (teklifler, değerlendirme raporları, sözleşmeler) merkezde dosyalanır.
• Bu belgeler en az 5 yıl saklanır.

Etkin Duyuru

• İlan yoluyla ihale usulü uygulanan süreçlerde ihtiyaçlar net tanımlanır ve çok sayıda potansiyel isteklinin erişebileceği şekilde duyurulur.
• Duyurular, FAIR’in internet sitesi ve uygun medya araçları üzerinden yapılır.
• Teklif sahiplerinin başvuru ve bilgi alma süreçlerini doğru takip edebilmesi sağlanır.

Yeterli Zaman Tanınması

• İlan usulü ile yapılan satın almalarda, potansiyel isteklilerin başarılı teklif hazırlayabilmesi için yeterli süre verilir.
• Teklif hazırlama süresi 15 günden az olamaz; süre, işin özelliklerine göre gerektiğinde uzatılabilir.